APP for security: un caso pratico di rapporto di installazione

Grazie a APP for security un installatore di impianti di videosorveglianza può redigere con semplicità e in totale autonomia un rapporto di installazione con annessa liberatoria, da inviare a ogni cliente.

Proviamo a descrivere il caso pratico di Marco, titolare di un'azienda che si occupa di installazione e manutenzione di impianti antintrusione e di videosorveglianza.

Censire il cliente e l'impianto

Con APP for security Marco censisce il cliente inserendo i dati fiscali e di contatto — fondamentale in questa fase è indicare la mail del cliente, alla quale verrà recapitata la documentazione generata dalla app — e l'impianto, definendo un nome per lo stesso (per esempio «Sede Moodel Srl»).

La sezione «impianti» è utile per censire più installazioni che fanno capo a uno stesso cliente: per ogni rapporto sarà possibile selezionare sia il cliente sia l'impianto a cui si riferisce, nonché caricare nell'apposito archivio tutti i documenti utili — schede tecniche, mappa dell'impianto, file di configurazione e così via.

Aprire il rapporto prima dell'installazione

Marco inserisce il nuovo rapporto definendo nella sezione «informazioni generali» il cliente e l'impianto, scegliendoli dall'elenco a tendina, nonché il tipo di impianto e la finalità che il cliente intende perseguire. Può inoltre caricare fin da subito la prima checklist sulla videosorveglianza, aggiornata alla circolare 5/2018 e al GDPR.

Conviene creare il rapporto prima dell'installazione, in modo da iniziare a raccogliere i dati fin dall'inizio: per esempio caricando foto e dettagli dell'impianto.

I punti chiave dell'installazione

Marco procede quindi all'installazione, svolgendo la propria attività come da routine. L'unica novità è l'uso della app nei punti chiave. Proviamo a definirne alcuni.

Telecamere

Sono l'elemento più «in vista» dell'installazione e, in alcuni casi, la loro posizione e il loro orientamento possono generare problemi. Si pensi alla telecamera installata sopra la porta d'ingresso dell'edificio, adiacente a un'area pubblica: in questo caso l'orientamento può includere una porzione di area pubblica — per esempio il marciapiede — purché questa sia pertinente alla finalità della videoripresa e non eccedente. Risulta quindi fondamentale fotografare il posizionamento esatto di ogni singola telecamera e descrivere, nel campo note disponibile accanto a ogni foto, di quale telecamera si tratta, usando come riferimento il numero della CAM riportato nel DVR o NVR.

DVR, NVR e monitor

Sono il cuore dell'impianto: i dispositivi che immagazzinano i dati e che permettono agli utenti di eseguire i trattamenti, accedendo alla visualizzazione dal vivo o risalendo alle riprese memorizzate. Sono quindi fondamentali le foto che riproducono il luogo di installazione degli apparati, dalle quali si possano evincere anche gli aspetti di sicurezza fisica: per esempio un armadietto di rete chiuso a chiave. È molto utile anche la foto del pannello di configurazione, dalla quale si possa rilevare il tempo di conservazione delle immagini.

Cartelli «area videosorvegliata»

Devono essere posti prima del raggio d'azione delle telecamere ed essere ben visibili anche in orario notturno. Può essere opportuno fotografarne l'esatto posizionamento: dalla foto sarà così possibile evincere anche la loro completa e corretta compilazione.

Le anomalie segnalate dalla checklist

Durante l'installazione Marco può accedere tutte le volte che vuole alla checklist sulla videosorveglianza e iniziare a rispondere alle varie domande: in alcuni casi una risposta rivela domande di dettaglio prima nascoste. Per ogni domanda è disponibile un approfondimento, raggiungibile con l'icona «info».

Ogni volta che la risposta è in contrasto con la normativa, la app mostra un messaggio di anomalia in rosso: l'installazione e la compilazione possono comunque proseguire, ma l'anomalia serve all'installatore per capire e risolvere il problema, oppure per avvertire il cliente che alcuni punti vanno sistemati perché l'impianto sia a norma.

Marco, per esempio, si trova di fronte a questa domanda: «È stata predisposta una pianta dei locali in cui si indica la dislocazione delle telecamere e il loro raggio di azione?». Rispondendo «no» la app segnala l'anomalia, poiché la mappa è necessaria per individuare il posizionamento e il raggio d'azione delle telecamere, ai fini del principio di minimizzazione. Marco può quindi realizzare la mappa e, appena pronta, tornare alla checklist — anche dopo molti giorni — correggere la risposta e allegare l'immagine della mappa, scattandola dalla fotocamera o caricandola dalla galleria del dispositivo.

La checklist si aggiorna così passo dopo passo durante l'installazione. Quando è completa, Marco preme «completa» e la rende non più modificabile.

Post installazione, annotazioni e firme

Al termine dell'installazione, e prima della consegna finale dell'impianto, Marco può caricare una seconda checklist, denominata «post installazione»: rispondendo alle domande verifica il corretto svolgimento degli ultimi passaggi e si assicura che non vi siano anomalie residue.

In ogni rapporto è presente un campo «annotazioni»: conviene usarlo per aggiungere una descrizione complessiva dell'impianto, inclusi i modelli e la tipologia dei dispositivi utilizzati — telecamere fisse o dome, DVR o NVR e così via.

Ultima fase è l'apposizione delle firme: la app consente di disegnarle direttamente sullo schermo dello smartphone. Sono importanti sia la firma dell'installatore sia quella del cliente. Terminato questo passaggio Marco può scaricare il rapporto per visualizzarlo in anteprima oppure inviarlo direttamente al cliente via mail, con l'apposita funzione.